Διαχείριση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου μέσω του Παγκόσμιου Ιστού (webmail)
Περιεχόμενα
1. Εισαγωγή
Σε αυτό το εγχειρίδιο αναγράφονται οι οδηγίες που πρέπει να ακολουθήσετε για να μπορέσετε να διαχειριστείτε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο μέσω web ώστε να λαμβάνετε και να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με χρήση του λογαριασμού που έχετε λάβει από το Κέντρο Λειτουργίας Δικτύου (για συντομία ΚΛΔ). Αν δεν έχετε λογαριασμό μπορείτε να δείτε οδηγίες για την απόκτησή του και πληροφορίες για τη χρονική του διάρκεια στις διευθύνσεις:
http://noc.auth.gr/services/personal/dial-up & http://noc.auth.gr./services/personal/accounts.
Οι οδηγίες που δίνονται έχουν γραφτεί για την υπηρεσία webmail (webmail.auth.gr). Αν θέλετε να διαχειριστείτε την αλληλογραφία σας με κάποιο άλλο περιβάλλον, επιλέξτε το αντίστοιχο εγχειρίδιο από εδώ.
Από τη στιγμή που έχετε λογαριασμό χρήστη, αυτά που χρειάζεστε για να συνδεθείτε στο γραμματοκιβώτιό σας είναι:
- Toν Microsoft Internet Explorer σε έκδοση μεταγενέστερη της 5.5 (το ελέγχετε από το help->about Internet Explorer). Το ΚΛΔ δεν δύναται να σας προμηθεύσει το εν λόγω λογισμικό καθώς και οδηγίες εγκατάστασης καθώς αυτό παρέχεται από το επίσημο site της εταιρίας. Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να επισκεφτείτε τη σελίδα σελίδες http://www.microsoft.com/windows/ie/.
- Το έντυπο "Λογαριασμός Χρήστη" που λάβατε από το ΚΛΔ.
2. Οδηγίες χρήσης
Αφού έχετε εκκινήσει το περιβάλλον πλοήγησης (Internet Explorer) που χρησιμοποιείτε, πρέπει να επισκεφτείτε τη διεύθυνση https://webmail.auth.gr/ (για να χρησιμοποιήσετε την ασφαλή σύνδεση https πρέπει πρώτα να εμπιστευθείτε την Αρχή Πιστοποίησης του ΑΠΘ). Θα εμφανιστεί η παρακάτω ιστοσελίδα:
Για να συνδεθείτε στο γραμματοκιβώτιό σας πρέπει να εισάγετε στο πεδίο Ηλεκτρονική διεύθυνση - Email την "Ηλεκτρονική Διεύθυνση" όπως εμφανίζεται στο έντυπο "Λογαριασμός Χρήστη" και στο πεδίο Κωδικός - Password τον "Κωδικό Πρόσβασης" (εάν δεν έχετε αλλάξει τον κωδικό σας, είναι αυτός που εμφανίζεται στο έντυπο "Λογαριασμός Χρήστη"). Στο πεδίο Γλώσσα μπορείτε να επιλέξετε ποια θα είναι η προεπιλεγμένη γλώσσα που θα χρησιμοποιείτε κατά τη διάρκεια χρήσης του webmail. Για τους σκοπούς του εγχειριδίου αυτού έχει επιλεγεί η ελληνική γλώσσα.
Όταν έχετε πλέον εισάγει τα στοιχεία του λογαριασμού σας πρέπει να επιλέξετε το Είσοδος. Θα εμφανιστεί η παρακάτω ιστοσελίδα:
Η ιστοσελίδα αυτή χωρίζεται σε τρία βασικά μέρη (πλαίσια). Στο πάνω μέρος υπάρχει το βασικό μενού επιλογών για τη διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ενώ παρακάτω εμφανίζονται πληροφορίες του συστήματος προς εσάς και στο κάτω τμήμα εμφανίζονται τα μηνύματα που έχετε.
Η πρώτη επιλογή της λίστας (η οποία είναι και αυτή που εμφανίζεται μόλις συνδεθείτε στο γραμματοκιβώτιό σας) είναι η ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ και σας εμφανίζει τη λίστα των κεφαλίδων των ηλεκτρονικών μηνυμάτων (e-mails) που έχουν αποσταλεί στην ηλεκτρονική σας διεύθυνση.
Για να επεξεργαστείτε ένα εισερχόμενο μήνυμα αρκεί να επιλέξετε το τμήμα "Από" ή "Θέμα" της κεφαλίδας του. Το μήνυμα θα εμφανιστεί στην παρακάτω μορφή:
Στο πάνω μέρος του μηνύματος εμφανίζονται οι επιλογές για την επεξεργασία του. Ακολουθεί η ανάπτυξη της κεφαλίδας του και το σώμα του. Αν το μήνυμα είναι μεγάλο μπορείτε να μετακινηθείτε σε αυτό με χρήση της δεξιάς κατακόρυφης μπάρας.
Για να απαντήσετε στον αποστολέα του μηνύματος αρκεί να επιλέξετε Απάντηση ή Απάντηση σε όλους στην περίπτωση που θέλετε να απευθυνθείτε και στους πιθανούς άλλους παραλήπτες του μηνύματος.
Για να διαγράψετε ένα μήνυμα αφού το επιλέξετε πρέπει να πατήσετε διαγραφή. Κατόπιν, είτε το διαγραμμένο μήνυμα εμφανίζεται στα εισερχόμενα με μια γραμμή είτε μεταφέρεται στον φάκελο Trash αν έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή "Όταν διαγράφετε μηνύματα, καλύτερα να τα μεταφέρετε στον φάκελο 'Διαγραμμένα' παρά να τα μαρκάρετε ως διαγραμμένα" από το μενού Επιλογές->Διαχείριση μηνυμάτων-> Διαγραφή και μεταφορά μηνυμάτων.
Η ενέργεια αυτή σβήνει "προσωρινά" το μήνυμα και μπορείτε να την ακυρώσετε επιλέγοντας το μήνυμα και πατώντας Επαναφορά στη μια περίπτωση ή επιλέγοντας το μήνυμα από τον φάκελο Trash και πατώντας Μεταφορά σε οποιονδήποτε φάκελο επιθυμείτε. Η διαγραφή του μηνύματος επικυρώνεται είτε επιλέγοντάς το και πατώντας Οριστική Διαγραφή είτε αν έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή "Όταν διαγράφετε μηνύματα, καλύτερα να τα μεταφέρετε στον φάκελο 'Διαγραμμένα' πατώντας απλά και μόνο Οριστική διαγραφή από το βασικό μενού, οπότε και αδειάζει ο φάκελος με τα διαγραμμένα.
Για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα επιλέγετε Σύνθεση από το βασικό μενού. Θα εμφανιστεί το παράθυρο:
Στο πεδίο Προς: εισάγετε την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη. Στο πεδίο Κοινοποίηση: εισάγετε προαιρετικά τις διευθύνσεις επιπλέον παραληπτών. Στο πεδίο Κρυφή κοινοποίηση: εισάγετε προαιρετικά τις διευθύνσεις επιπλέον παραληπτών που δεν θέλετε να φαίνονται στους παραλήπτες του μηνύματος. Στο πεδίο Θέμα: δίνετε ένα θέμα για το μήνυμά σας και στο λευκό πλαίσιο συντάσσετε το κείμενο του μηνύματός σας. Για να ελέγξετε αν το κείμενο σας είναι ορθογραφικά σωστό επιλέγετε τη γλώσσα στην οποία το έχετε συντάξει. Για να επισυνάψετε κάποιο αρχείο στο μήνυμα σας πατήστε Browse..., αναζητήστε και επιλέξτε το αρχείο που επιθυμείτε και πατήστε Επισύναψη. Για να αποστείλετε το μήνυμά σας πρέπει να πατήσετε το Αποστολή.
3. Ρυθμίσεις
Το webmail σας δίνει τη δυνατότητα να ορίσετε κάποιες προσωπικές επιλογές για τα μηνύματά σας. Για να τις ορίσετε επιλέγετε Επιλογές από το βασικό μενού και στη συνέχεια Προσωπικές Πληροφορίες:
Με την επιλογή αυτή μπορείτε:
- Να συνθέσετε ένα μικρό κείμενο που θα επισυνάπτεται στο τέλος κάθε μηνύματος που συντάσσετε και θα αποτελεί την υπογραφή σας. Το κείμενο αυτό πρέπει να το γράψετε στο πεδίο Η υπογραφή σας.
- Να ορίσετε τη γλώσσα στην οποία θέλετε να διαχειρίζεστε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, επιλέγοντάς την από το πεδίο Επιλέξτε τη γλώσσα που προτιμάτε.
Για να επικυρώσετε τις ρυθμίσεις σας πρέπει να επιλέξετε Αποθήκευση επιλογών.
4. Διαχείριση φακέλων
Το webmail σας δίνει τη δυνατότητα να οργανώνετε τα μηνύματα σας σε διαφορετικούς φακέλους. Για να προβείτε σε διαχείριση φακέλων επιλέξτε Φάκελοι από το βασικό μενού:
Στo πεδίο Επιλέξτε Ενέργεια μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους ή να Μετονομάσετε ή να Διαγράψετε έναν υπάρχον φάκελο.
Μπορείτε να βλέπετε τα περιεχόμενα των φακέλων που δημιουργείτε μέσω του webmail επιλέγοντάς τους από μία λίστα όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:
Τα εισερχόμενα μηνύματα μπορείτε να τα τοποθετείτε στον φάκελο που επιθυμείτε. Πρέπει αρχικά να επιλέξετε το μήνυμα, κατόπιν να επιλέξετε τον φάκελο στον οποίο θέλετε να το τοποθετήσετε και τέλος να επιλέξετε αν θέλετε Μεταφορά ή Αντιγραφή:
Επιπλέον, μπορείτε να ορίσετε ποιοί από τους φακέλους σας θέλετε να είναι προσβάσιμοι από το webmail και ποιοι όχι. Αυτό ορίζεται πατώντας στο προβολή μη εγγεγραμμένων φακέλων της επιλογής Φάκελοι:
Εμφανίζονται οι φάκελοι (υπογράμμιση με γκρι) που υπάρχουν στο γραμματοκιβώτιο σας αλλά δεν έχετε επιλέξει να τους "βλέπετε" μέσα από το webmail. Οι ορατοί φάκελοι εμφανίζονται υπογραμμισμένοι με λευκό. Μπορείτε να αλλάξετε την κατάσταση των φακέλων επιλέγοντας τον φάκελο που θέλετε να αλλάξετε κατάσταση και στη συνέχεια πατώντας στο Επιλέξτε ενέργεια διαλέγουμε την επιθυμητή κατάσταση του φακέλου Χρήση του φακέλου ή Μη χρήση του φακέλου.
5. Βιβλίο Διευθύνσεων
To webmail σας δίνει τη δυνατότητα να βρίσκετε εύκολα ηλεκτρονικές διευθύνσεις μέσω της επιλογής Βιβλίο διευθύνσεων του βασικού μενού (η επιλογή αυτή εμφανίζεται και στο παράθυρο σύνθεσης μηνύματος):
Το ΚΛΔ του ΑΠΘ δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες του να βρίσκουν ηλεκτρονικές διευθύνσεις άλλων χρηστών του ΑΠΘ μέσω της υπηρεσίας καταλόγου. Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την υπηρεσία αρκεί να κάνετε αναζήτηση στους ηλεκτρονικούς καταλόγους του Πανεπιστημίου « Auth » ή και στο « Private AddressBook ». Θα εμφανιστεί μία λίστα με τα ονόματα των χρηστών του ΑΠΘ που περιέχουν τμήμα του ονόματος που έχετε εισάγει. Εκεί μπορείτε να αναζητήσετε αυτό που σας ενδιαφέρει.
Σχόλια - παρατηρήσεις:
Όροι χρήσης και εχεμύθειας - Συγχρηματοδότηση από το Ε.Π. Κοινωνία της Πληροφορίας της Ε.Ε.
