Λίστες Ηλεκτρονικών Μυνημάτων (Mailling Lists)


Περιεχόμενα

1. Σύντομη Περιγραφή της Υπηρεσίας

2. Οδηγίες & Κανονισμοί
2.1. Δικαιούχοι
2.2. Διάρκεια
2.3. Πλαίσιο Χρήσης
2.4. Κατάχρηση

3. Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λίστες


1. Σύντομη περιγραφή της υπηρεσίας

Οι λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένας αυτοματοποιημένος μηχανισμός που διανέμει ένα mail σε πολλούς χρήστες ταυτόχρονα χωρίς ο αποστολέας να γράφει τις διεύθυνσεις των παραληπτών. Δηλαδή, ο χρήστης στέλνει το mail σε μία εικονική διεύθυνση (π.χ. listname@lists.auth.gr) και αυτό καταλήγει σε όλους τους εγγεγραμένους στη συγκεκριμένη λίστα. Σε μία τέτοια λίστα -όπως είναι φυσικό- υπάρχουν άτομα με κοινά ενδιαφέροντα που επιθυμούν να ανταλλάσουν mail για θέματα που τους απασχολούν.


2. Οδηγίες & Κανονισμοί

2.1 Δικαιούχοι
Για την δημιουργία λίστας, στα πλαίσια της Υπηρεσίας «Λίστες Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου» στον κεντρικό διακομιστή του ΑΠΘ lists.auth.gr, απαιτείται η υποβολή αιτήματος προς το ΚΛΔ ΑΠΘ. Διακρίνουμε τις ακόλουθες περιπτώσεις:

Λίστες Ακαδημαϊκών Τμημάτων, Τομέων, Εργαστηρίων. Στην περίπτωση αυτή το αίτημα υπογράφεται από τον Πρόεδρο του Τμήματος, τον διευθυντή του Τομέα ή του Εργαστηρίου αντίστοιχα.

Λίστες λοιπών Ακαδημαϊκών ή Διοικητικών Μονάδων του Πανεπιστημίου. Εννοούνται οι επίσημα αναγνωρισμένες με Πρυτανική Πράξη Μονάδες του Α.Π.Θ. Το αίτημα υπογράφεται από τον προϊστάμενο της Μονάδας.

Λίστες Ερευνητικών Ομάδων η σύνθεση των οποίων περιλαμβάνει μέλη της κοινότητας του ΑΠΘ. Εδώ εντάσσονται δράσεις που δεν σχετίζονται άμεσα με Ακαδημαϊκές Μονάδες του ΑΠΘ (για τις οποίες ισχύουν όσα αναφέρονται παραπάνω). Το αίτημα υπογράφεται από τον επικεφαλής της Ερευνητικής Ομάδας.

Λίστες Συνεδρίων τα οποία διοργανώνονται από Ακαδημαϊκή ή Διοικητική μονάδα του ΑΠΘ. Το αίτημα υπογράφεται από τον προϊστάμενο της Ακαδημαϊκής Μονάδας ή από τον διοργανωτή του συνεδρίου εφόσον είναι μόνιμο μέλος της Ακαδημαϊκής Μονάδας που διοργανώνει το συνέδριο.

Λίστες Συνεδρίων τα οποία δεν διοργανώνονται από Ακαδημαϊκή ή Διοικητική μονάδα του ΑΠΘ αλλά συμμετέχουν μέλη της Κοινότητας του ΑΠΘ. Το αίτημα συνυπογράφεται από το μέλος της Ακαδημαϊκής Μονάδας του ΑΠΘ που συμμετέχει στη διοργάνωση του συνεδρίου και τον Πρόεδρο της Επιτροπής διοργάνωσης του συνεδρίου.

Λίστες Συλλόγων. Στην περίπτωση συλλόγων ή επιστημονικών εταιριών του ΑΠΘ το αίτημα υπογράφεται από τον Νόμιμο εκπρόσωπο τους. Το αίτημα υποβάλλεται για έγκριση στο Πρυτανικό Συμβούλιο του ΑΠΘ, από όπου θα διαβιβαστεί υπηρεσιακά στο ΚΛΔ (εφόσον εγκριθεί).

Για όλα τα παραπάνω αιτήματα, συμπληρώνεται ένα ενιαίο τυποποιημένο έντυπο αίτησης το οποίο περιλαμβάνει:

1. Στοιχεία Υπεύθυνου-Αιτούντα: Όνομα, Ιδιότητα, Μονάδα, Τηλέφωνο, e-mail
2. Επωνυμία της Μονάδας/Ερευνητικής Ομάδας/Συνεδρίου/Συλλόγου του ΑΠΘ
3. Προτεινόμενο Όνομα Λίστας
4. Σκοπός δημιουργίας της λίστας και αναφορά στην ακαδημαϊκή δράση της
5. Υπεύθυνοι διαχειριστές λίστας (υποχρεωτικά μέλη του ΑΠΘ με λογαριασμό χρήστη στο ΚΛΔ ΑΠΘ)

2.2. Διάρκεια
Η υπηρεσία παρέχεται στους δικαιούχους για απεριόριστο χρονικό διάστημα. Η υπηρεσία μπορεί να διακοπεί:

1. Με αίτημα του δικαιούχου
2. Αυτοδίκαια με ενέργειες του ΚΛΔ ΑΠΘ όταν:

  • Εκλείψει ο δικαιούχος ή λήξει η σχέση του με το Α.Π.Θ.
  • Μια λίστα δεν χρησιμοποιείται για διάστημα μεγαλύτερο από ένα (1) ημερολογιακό έτος, οπότε το ΚΛΔ διατηρεί το δικαίωμα κατάργησης της. Πριν την κατάργηση οι διαχειριστές της αντίστοιχης λίστας θα ειδοποιούνται μέσω e-mail (στις διευθύνσεις e-mail που έχουν καταχωρήσει στο ΚΛΔ) ώστε να είναι ενήμεροι. Σε περίπτωση που ο δικαιούχος της λίστας επιθυμεί να την ενεργοποιήσει ξανά μετά την κατάργηση, θα χρειαστεί απλά να ακολουθήσει εκ νέου την διαδικασία υποβολής αιτήματος.

2.3. Πλαίσιο χρήσης
Οι συνδρομητές πρέπει να έχουν υπόψη τους ότι οι διαχειριστές των λιστών δεν μπορούν να επαληθεύσουν την εγκυρότητα του κάθε μηνύματος. Οι διαχειριστές κάθε λίστας δεν παρακολουθούν συνεχώς τα μηνύματα της λίστας επομένως δεν είναι υπεύθυνοι για το όποιο περιεχόμενο τους και δεν εγγυώνται την ακρίβεια, πληρότητα ή τη χρησιμότητα των παρατιθέμενων πληροφοριών. Κάθε μήνυμα εκφράζει τις απόψεις του αποστολέα και όχι απαραίτητα τις απόψεις της αντίστοιχης λίστας, των διαχειριστών της ή του ΚΛΔ. Όποιο μέλος θεωρήσει ότι ένα μήνυμα είναι ανάρμοστο, παρακαλείται να ειδοποιήσει σε πρώτη φάση τον διαχειριστή της λίστας και σε δεύτερη φάση το ΚΛΔ. Το ΚΛΔ και οι διαχειριστές της λίστας διατηρούν το δικαίωμα να διαγράψουν το ανάρμοστο μήνυμα (και γενικότερα μηνύματα που παραβιάζουν τον παρόντα κανονισμό), μέσα σε λογικά χρονικά πλαίσια, με ή χωρίς προηγούμενη ειδοποίηση, αν το κρίνουν σκόπιμο. Επειδή αυτή η διαδικασία δεν είναι αυτόματη, δεν είναι εφικτό να διαγράφονται ή να διορθώνονται τέτοια μηνύματα άμεσα.

Οι συνδρομητές παραμένουν αποκλειστικά υπεύθυνοι για το περιεχόμενο των μηνυμάτων που αποστέλλουν. Επιπλέον, συμφωνούν να προστατεύουν και να απαλλάσσουν από κάθε ευθύνη τους διαχειριστές της λίστας και το ΚΛΔ, καθώς και τις όποιους δικτυακούς τόπους σχετίζονται με την αντίστοιχη λίστα. Οι διαχειριστές και το ΚΛΔ διατηρούν επίσης το δικαίωμα να αποκαλύψουν την ταυτότητα του συνδρομητή (ή οποιαδήποτε άλλη διαθέσιμη πληροφορία σχετική με αυτόν) στις αρμόδιες σύμφωνα με το πανεπιστήμιο και το νόμο αρχές, σε περίπτωση κάποιας παράνομης χρήσης, επίσημης καταγγελίας ή δικαστικής εντολής που έχει προκύψει από τη χρήση της λίστας. Το ΚΛΔ ουδεμία ευθύνη φέρει για τα προσωπικά δεδομένα που τυχόν αποστέλλονται από συνδρομητές μέσω της υπηρεσίας λιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η εγγραφή ή διαγραφή συνδρομητών στις λίστες γίνεται με ευθύνη των διαχειριστών της. Επικουρικά είναι εφικτές οι μεταβολές κάθε λίστας από το ΚΛΔ (με αυτόματη ή μη διαδικασία) με διευθύνσεις που διαθέτει το ΚΛΔ, και αντιστοιχούν σε χρήστες που οργανικά ανήκουν στην μονάδα (φοιτητές, μέλη ΔΕΠ μονάδας κ.α.).

Κάθε συνδρομητής έχει τη δυνατότητα με την εγγραφή του να εισάγει το ονοματεπώνυμό του και να ενεργοποιήσει ένα προσωπικό κωδικό πρόσβασης. Είναι ευθύνη κάθε συνδρομητή να παρουσιάζει ευπρεπείς και ακριβείς πληροφορίες στα στοιχεία του. Συμφωνεί να μην ανακοινώνει ποτέ τον κωδικό του σε άλλους χρήστες, για την προστασία της πρόσβασης του και για λόγους εγκυρότητας. Επίσης, συμφωνεί να μη χρησιμοποιεί ποτέ τον κωδικό κάποιου άλλου μέλους για οποιονδήποτε λόγο. Συνιστάται να χρησιμοποιείται ένας περίπλοκος και μοναδικός κωδικός, για να εμποδίζεται τυχόν παραβίαση του.

Επίσης γνωστοποιείται ότι:
1. για κάθε μήνυμα καταγράφεται και η διεύθυνση IP αποστολέα, για την περίπτωση που χρειαστεί να αντιμετωπιστεί κάποιο περιστατικό ασφαλείας του ΑΠΘ.
2. το λογισμικό της υπηρεσίας τοποθετεί ένα cookie[1], στην προσωρινή μνήμη (cache) του φυλλομετρητή του συνδρομητή. Αυτό χρησιμοποιείται ΜΟΝΟ για να διατηρεί ή όχι τη σύνδεσή του με τη λίστα. Το λογισμικό δεν συλλέγει ούτε στέλνει κανένα άλλο είδος πληροφοριών στον υπολογιστή του συνδρομητή.

2.4. Κατάχρηση
Κάθε χρήστης δικτύου με την εγγραφή του ως συνδρομητής στις λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του lists.auth.gr, συμφωνεί ότι δεν θα διακινεί:

1. υλικό ή κείμενο στα μηνύματα του το οποίο είναι ψευδές, δυσφημιστικό, συκοφαντικό, ανακριβές, υβριστικό, αγενές, πρόστυχο, βλάσφημο, που να προκαλεί μίσος, που να απειλεί ή να παραβιάζει τον ιδιωτικό χώρο ενός άλλου μέλους λίστας, ή να έρχεται σε αντίθεση με την ισχύουσα νομοθεσία.
2. υλικό που να ανήκει στην πνευματική ιδιοκτησία κάποιου τρίτου χωρίς να έχει την έγγραφη συναίνεση του ιδιοκτήτη του υλικού αυτού.
3. ανεπιθύμητα εμπορικά και διαφημιστικά μηνύματα (spam), τεράστιους όγκους πληροφοριών (flooding), κάθε είδους διαφημίσεις, αλυσιδωτές επιστολές (chain letters), υλικό πυραμιδικού μάρκετινγκ και οποιουδήποτε είδους παρενοχλήσεις προς άλλα μέλη.

Ο κάθε συνδρομητής της υπηρεσίας λιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οφείλει να τηρεί όλους τους παραπάνω κανόνες.


[1] αρχείο κειμένου που περιέχει μικρά κομμάτια πληροφοριών (όπως είναι το όνομα και ο κωδικός σας)

3. Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λίστες

Το περιβάλλον της υπηρεσίας βρίσκεται στη διέυθυνση http://lists.auth.gr/.
Σε περίπτωση που θα χρειαστείτε κάποια βοήθεια ή επεξήγηση, συμβουλευτείτε τον οδηγό χρήσης της υπηρεσίας
H αίτηση για τη δημιουργία μιας λίστας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βρίσκεται σε μορφή Microsoft Word Document ή Adobe Acrobat PDF